Estratégias de cobrança extrajudicial: como evitar processos judiciais e manter relações comerciais saudáveis

A inadimplência é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas, especialmente para aquelas que atuam com vendas a prazo e não possuem uma estrutura eficiente de cobrança. 

Por isso, entender como funciona a cobrança extrajudicial e cada uma das ferramentas específicas para a recuperação de crédito, como o protesto de títulos, os mecanismos de penhora, as etapas de uma cobrança judicial eficaz e até o uso do Sisbajud pelo Poder Judiciário – e quando elas devem ser aplicadas – é fundamental para manter o equilíbrio financeiro do negócio.

Neste artigo, reunimos informações essenciais da fase mais recomendada, e muitas vezes mais eficaz, da recuperação de crédito: a cobrança extrajudicial.

Você vai entender o que é a cobrança extrajudicial, quando e como ela deve ser usada, os cuidados éticos e jurídicos envolvidos, e por que ela deve ser incorporada à gestão estratégica do seu negócio.

 

O que é cobrança extrajudicial e quando utilizá-la

A cobrança extrajudicial é o processo de tentativa de recuperação de créditos devidos a uma empresa sem recorrer ao Poder Judiciário. Ou seja, é uma forma de resolver a inadimplência de clientes ou parceiros de maneira amigável, mais rápida e menos onerosa que uma ação judicial.

Ela é recomendada como primeira tentativa de resolução em casos de inadimplência. Se não houver sucesso, a empresa ainda pode partir para uma cobrança judicial, ou seja, ingressar com uma ação para receber os valores devidos.

Por outro lado, não é obrigatório realizar a cobrança extrajudicial antes de ingressar com uma ação judicial de cobrança, o que, no entanto, é altamente recomendado, pois pode evitar o processo judicial, que costuma ser mais caro e demorado.

A cobrança extrajudicial, por sua vez, ajuda a manter um bom relacionamento comercial, especialmente em casos de inadimplência eventual, serve como prova de boa-fé, caso a questão evolua para o Judiciário (ex.: e-mails, notificações e tentativas de acordo podem ser juntadas ao processo), e costuma possibilitar, ainda, acordos mais flexíveis, pois há negociação direta entre as partes.

Além disso, em alguns contratos, pode haver cláusulas que preveem a necessidade de notificações prévias antes de ajuizar alguma ação, então sempre é importante analisar os termos contratuais antes de processar judicialmente.

 

Tipos de cobrança extrajudicial

A cobrança extrajudicial pode assumir diferentes formatos e estratégias, de acordo com o perfil do devedor, o valor da dívida, o tipo de relação comercial e o tempo de inadimplência.

A seguir explicaremos alguns tipos de cobrança extrajudicial, partindo da mais simples até as mais complexas, mas lembrando que uma não depende da outra para acontecer.

 

Contato por telefone ou mensagem

Começando pela cobrança amigável, esta é a forma mais direta e informal de cobrança extrajudicial, podendo ser usada para débitos recentes ou com clientes recorrentes. Por isso, ela costuma ser realizada por ligação telefônica (muito usada por empresas ou escritórios de cobrança) ou por mensagens via WhatsApp, SMS ou outros apps, sempre respeitando regras de contato (ex: horários permitidos e tom respeitoso).

 

Notificação escrita

Em seguida, a cobrança por notificação escrita é uma das formas mais comuns de iniciar uma cobrança extrajudicial e é mais formal do que uma cobrança amigável na medida em que fica registrada, sendo mais fácil utilizá-la como meio de prova depois.

Ela pode ser feita por carta simples ou registrada com Aviso de Recebimento (AR), e-mail com confirmação de leitura, ou notificação extrajudicial enviada por cartório (mais robusta juridicamente), por exemplo. Ela informa a dívida, exige o pagamento em determinado prazo e pode mencionar consequências (como protesto ou ação de cobrança judicial).

 

Proposta de negociação

A renegociação ou cobrança com proposta de negociação envolve a apresentação de condições facilitadas para pagamento, como parcelamento, desconto para quitação à vista ou novação da dívida (substituição por uma nova obrigação com novos termos). É uma forma de estimular o pagamento amigável, com vantagens para ambas as partes.

 

Negativação e protesto

Há também a possibilidade de realizar a cobrança com negativação. Ou seja, o credor pode comunicar a dívida a serviços de proteção ao crédito, como Serasa ou SPC, por exemplo, ou ainda protestar o título em cartório.

Essa medida, contudo, costuma ser um dos últimos recursos extrajudiciais, já que impacta diretamente o CPF ou CNPJ do devedor. Importante mencionar que é obrigatório notificar previamente o devedor antes da negativação, sob pena de indenização por danos morais.

 

Terceirização da cobrança

Por fim, o credor pode contratar um profissional ou empresa especializada para conduzir toda a cobrança, ou seja, terceirizar a cobrança (por escritório de cobrança ou advogado).

Neste tipo, há a vantagem dos profissionais já possuírem estratégias testadas e linguagem apropriada. Pode ser incluída, ainda, uma análise jurídica, o envio de notificações e tentativas de acordo mais técnicas. Em casos mais complexos, tudo isso pode facilitar a transição para uma cobrança judicial, se for o caso.

 

Cobrança extrajudicial de dívida prescrita 

A cobrança extrajudicial de dívida prescrita é um tema sensível e que ganhou destaque com a discussão em torno do REsp 2.088.100/SP no STJ, que ainda aguarda julgamento definitivo e pode alterar o entendimento consolidado sobre o tema.

A dívida prescrita é uma dívida cujo prazo legal para cobrança judicial já expirou. Isso significa que, pela regra atual, o credor não pode mais exigir o pagamento da dívida por meio do Judiciário, pois o direito de ação foi extinto pela prescrição.

Contudo, a dívida em si não desaparece: ela persiste como uma obrigação natural, ou seja, pode ser paga voluntariamente pelo devedor, mas não pode ser exigida judicialmente.

Até o momento, o entendimento majoritário nos tribunais – inclusive do STJ – é de que sim, a cobrança extrajudicial de dívida prescrita é permitida desde que respeitados certos limites éticos e legais, como não usar ameaças, coação ou constrangimento; não praticar exposição indevida do devedor e não negativar o nome do devedor (após a prescrição, o nome deve ser retirado dos órgãos de proteção ao crédito).

Em outras palavras: o credor pode lembrar a existência da dívida, mas não pode pressionar de forma abusiva.

Entretanto, o recurso especial REsp 2.088.100/SP, de relatoria da Ministra Nancy Andrighi e que está em andamento, discute se a cobrança extrajudicial de dívida prescrita viola o Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Caso o STJ entenda que a cobrança extrajudicial de dívida prescrita é abusiva por si só, mesmo sem coação ou ameaça, isso pode proibir completamente esse tipo de cobrança, mesmo que apenas informativa;

Ou também, o STJ pode reafirmar o entendimento atual, desde que a cobrança seja feita de forma ética, sem práticas abusivas.

Até que haja decisão final no REsp 2.088.100/SP a cobrança extrajudicial de dívida prescrita é permitida, desde que seja ética, respeitosa e informativa e ela não pode envolver negativação nem pressão vexatória ou enganosa.

Por isso, há de se tomar muito cuidado, pois quando a cobrança ultrapassa os limites legais e éticos, ela passa a ser indevida, mesmo que a dívida seja real. A cobrança, ainda que a dívida não esteja prescrita, precisa seguir os princípios da boa-fé, do respeito à dignidade do devedor e não pode ser abusiva.

 

Riscos da cobrança extrajudicial indevida

Uma cobrança indevida é aquela realizada de forma injusta, abusiva ou ilegal, seja porque a dívida não existe, já foi paga, ou porque o método utilizado viola direitos do consumidor ou do devedor.

Se o devedor for exposto ou constrangido, a empresa pode ser condenada a indenizar por danos morais. A jurisprudência já pacificada reconhece o dever de indenizar nesses casos, mesmo quando há erro involuntário.

O devedor pode ajuizar ação por danos morais e materiais, e os tribunais costumam indenizar bem esse tipo de lesão, sobretudo em casos de exposição pública; abalo emocional ou cobrança de dívida já paga ou inexistente. O CDC prevê, ainda, multa e outras penalidades administrativas aplicadas por órgãos de defesa do consumidor (como o Procon).

Além disso, práticas abusivas de cobrança podem gerar reclamações em plataformas públicas (como o Reclame Aqui), impactando a imagem da marca e prejudicando as relações comerciais.

Estas regras se aplicam mesmo que a cobrança seja feita por terceiros (escritórios ou empresas contratadas), pois a empresa credora pode ser responsabilizada solidariamente pelos abusos praticados.

 

Por que contar com um advogado de cobrança

Por outro lado, contratar um advogado de cobrança ou um escritório de advocacia especializado em recuperação de crédito traz várias vantagens estratégicas e jurídicas, que podem minimizar riscos e aumentar a efetividade da cobrança.

Os advogados são obrigados a seguir o Código de Ética da OAB e a legislação vigente (como o CDC e a LGPD), o que garante cobranças sem abusos nem ilegalidades, uma postura profissional, com maior segurança jurídica, além da prevenção de ações por danos morais ou abusos.

O escritório pode analisar cada tipo de dívida, contrato e perfil do devedor para adotar a estratégia mais adequada, e também redigir notificações extrajudiciais robustas, acordos com cláusulas mais bem elaboradas e confissões de dívida com garantias e possibilidade de execução judicial direta (título executivo extrajudicial).

Isso agiliza muito a recuperação de crédito, especialmente quando há necessidade de ação judicial futura.

Ao contar com um escritório que possui grande experiência em recuperação de crédito e cobrança, você pode contar com análises da carteira de inadimplência, a priorização de dívidas com maior chance de recuperação e a sugestão de critérios de prevenção para novos contratos.

Todas estas ações transformam a cobrança em parte da gestão estratégica do negócio.

 

Importância da recuperação de crédito para as pequenas e médias empresas

Diferente de grandes corporações, que têm reservas e diversificação, as Pequenas e Médias Empresas (PMEs) costumam ter menos clientes ativos, trabalhar com prazo menor entre faturamento e pagamento de despesas e depender de relações comerciais mais estáveis.

Logo, uma única inadimplência relevante pode gerar um efeito dominó sobre toda a operação.

Para empresas menores, portanto, cada real faz diferença. Quando há inadimplência, o caixa sofre, dificultando o pagamento de fornecedores e funcionários, o cumprimento de obrigações fiscais e até a realização de aportes em investimentos para o crescimento da empresa.

Recuperar créditos em aberto não é lucro, é dinheiro que já era da empresa e precisa voltar para o negócio.

Por isso, transformar a cobrança em parte da gestão estratégica é entender que vendas a prazo só são boas se forem recebidas. Isso inclui realizar análises de risco antes de vender (concessão de crédito com critério), estruturar contratos claros e com previsão de garantias, monitorar ativamente a carteira de crédito e implementar um processo padronizado de cobrança.

Isso tudo melhora a governança, reduz perdas e aumenta a previsibilidade financeira. Com uma boa gestão da carteira de crédito, você aumenta o capital disponível sem precisar vender mais.

 

Como prevenir a inadimplência: estratégias eficazes

A recuperação de crédito é um motor silencioso da saúde financeira das PMEs. Quando bem estruturada, ela permite que a empresa cresça com segurança, reduza perdas, preserve relações comerciais e evite judicializações desnecessárias.

Uma boa gestão de crédito e cobrança, portanto, não significa apenas correr atrás de quem não pagou, mas sobretudo prevenir a inadimplência antes que ela aconteça.

É importante que você defina uma política de crédito clara com regras objetivas para quem pode comprar a prazo, qual o limite de crédito para cada cliente, quais documentos são exigidos para concessão e qual o prazo máximo de pagamento.

Para isso, treine sua equipe para seguir essa política de forma padronizada.

Antes de conceder crédito, analise o perfil de risco do cliente. Consulte bancos de dados públicos e privados (como Serasa, SPC), solicite documentos (CNPJ, comprovantes, referências comerciais) e avalie o histórico de pagamento com sua empresa (quando for cliente antigo).

Você pode definir que clientes com histórico negativo devem ter crédito negado ou limitado, ou então podem comprar somente mediante pagamento antecipado ou com garantias.

A formalização de todos estes termos deve se dar por meio de um contrato bem redigido, com cláusulas sobre valor, forma de pagamento, juros, multas e garantias. Caso haja pedidos de compra, eles devem ser assinados, mesmo que eletronicamente, e você deve comprovar todas as entregas e aceites dos produtos e serviços.

Para sua organização, tenha um sistema (mesmo que simples, como planilhas) que registre as datas de vencimento, gere alertas antes e após o vencimento e permita envio automático de lembretes. O envio de lembretes gentis de 2 a 3 dias antes do vencimento já reduz bastante os esquecimentos.

Acompanhe de perto o índice de inadimplência, o valor médio das dívidas em aberto, o tempo médio de recebimento e o volume de renegociações. Esses dados revelam comportamentos e ajudam a ajustar políticas de crédito.

 

Quando a cobrança judicial se torna necessária

No entanto, nem tudo são flores e apesar de todas as tentativas de prevenção da inadimplência e recuperação de crédito extrajudicial, o devedor pode não responder às notificações, não demonstrar interesse em negociar ou recusar-se a quitar a dívida de forma amigável.

Neste caso, a cobrança judicial deve ser considerada, em especial quando o valor é elevado e justifica o custo do processo, há documentos que comprovam a dívida, como contratos, notas fiscais, boletos ou confissões de dívida ou a empresa busca recuperar o crédito com medidas mais coercitivas, como a penhora de bens.

A cobrança judicial nada mais é do que um processo judicial movido para exigir o pagamento de uma dívida. A depender dos documentos apresentados, a cobrança pode seguir dois caminhos principais:

• Ação de cobrança comum: quando não há título executivo (ex: contrato sem cláusula de executividade). Envolve fase de conhecimento, provas e eventual sentença para, então, seguir para a ação de execução; e 
• Ação de execução: quando a dívida é representada por um título executivo (como cheque, nota promissória, contrato com cláusula de confissão de dívida, etc.). É mais célere e permite atos imediatos de constrição patrimonial.

Na execução, o juiz intima o devedor para pagar a dívida em até 3 dias úteis, sob pena de penhora. Caso o pagamento não ocorra, seguem-se algumas etapas até levantamento de bens, realização de penhora e, se necessário, leilão para satisfação do crédito.

O Sisbajud (Sistema de Busca de Ativos do Poder Judiciário) existe para facilitar a etapa de levantamento de bens e é uma ferramenta digital que permite ao juiz localizar e bloquear valores em contas bancárias do devedor.

Ele substituiu o antigo BacenJud e busca viabilizar o bloqueio online de valores, a requisição de extratos, faturas, aplicações financeiras e também requisições a instituições financeiras e corretoras.

É um instrumento essencial na fase de execução, pois permite efetivar a penhora de dinheiro em poucos minutos, sem necessidade de mandado físico ou diligência presencial.

 

Conclusão

A cobrança extrajudicial é um instrumento fundamental para a recuperação de crédito, especialmente em pequenas e médias empresas que dependem diretamente de um fluxo de caixa saudável, evitando, ainda, judicialização desnecessária.

Com estratégias compatíveis com o porte do negócio e o perfil dos clientes, é possível reduzir a inadimplência, preservar relacionamentos comerciais e manter a saúde financeira da empresa.

Quando bem planejada, dentro dos limites legais e com suporte técnico adequado, torna-se não apenas uma ferramenta de cobrança, mas uma verdadeira aliada da estratégia empresarial.

Para isso, contar com apoio jurídico especializado faz toda a diferença, tanto na prevenção quanto na condução de cobranças bem estruturadas e juridicamente seguras.

Caso você ainda tenha dúvidas sobre direito empresarial para pequenas e médias empresas, inadimplência, protesto de títulos, penhora, cobrança judicial ou extrajudicial ou qualquer um dos demais aspectos mencionados neste artigo, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!

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